5 conseils pour gagner du temps quand on est freelance

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Quand on est freelance, le temps de travail se répartit entre les tâches effectives (celles pour lesquelles les clients vous rémunèrent) mais aussi une quantité de travail non facturable (gestion, prospection, veille…).

Pour être un freelance efficace, il est donc nécessaire de chercher à optimiser son temps, pour maximiser son temps “facturable” et limiter le temps perdu.

Pour vous aider, voici 5 conseils (et encore plus d’outils) pour gagner du temps quand on est freelance, ou au moins éviter d’en perdre !

1/ Les outils pour maîtriser son temps et suivre ses projets

Certains freelances facturent leurs missions à l’heure, d’autres au forfait. Dans les deux cas, contrôler le temps passé sur une tâche est essentiel.

Pour cela, des outils de suivi du temps comme Toggl ou encore Time Doctor peuvent être de précieux alliés et vous aider à améliorer votre productivité. Alors que Toggl (gratuit et très simple) est plutôt destiné à un usage individuel, Time Doctor (plus complet) fonctionne sur le partage avec d’autres collaborateurs, pratique si vous travaillez dans un collectif de freelances par exemple.

En tant que freelance, il est aussi fréquent de travailler sur plusieurs projets à la fois. Des outils comme Asana ou Trello vous permettent d’organiser l’ensemble de vos projets (et peuvent aussi être partagés avec d’autres utilisateurs).

  • Trello se présente sur un principe très visuel de colonnes que vous pouvez construire selon votre choix puis attribuer des tâches à chacun de ces panneaux. Simple et efficace.
  • Asana est un outil de gestion des tâches, sans doute plus adapté pour les freelances qui travaillent en équipe, mais même seul il vous fera gagner du temps dans l’organisation de vos projets. C’est un outil complet et à l’interface ergonomique.

Ceux qui préfèrent la gestion de leurs projets sous forme de to-do list peuvent se tourner vers des outils comme Todoist par exemple.

2/ Automatiser sa veille avec Google Alertes

Quand on est freelance, il est important de garder du temps pour se former, quelle que soit sa spécialité. Et beaucoup s’accordent à dire que la formation passe par une veille, sur laquelle trop de freelances perdent encore du temps.

L’outil gratuit le plus connu pour automatiser sa veille est certainement Google alertes. Les alertes sont basées sur des mots clés ou des expressions et les résultats sont envoyés par emails réguliers ou par flux RSS.

Il s’agit ensuite de vous astreindre à lire les articles qui vous intéressent à un moment que vous dédiez à votre veille, pour éviter de le faire pendant vos heures les plus productives !

Il existe d’autres solutions (payantes pour la plupart), qui vous permettront d’aller encore plus loin dans votre veille, mais Google Alerte sera un bon point de départ pour la plupart d’entre vous.

3/ Les plateformes freelances

Les plateformes freelances comme 5euros.com présentent un réel intérêt pour gagner du temps, notamment lorsque l’on démarre son activité.

Créer son profil et présenter ses offres est rapide, et vous offre une exposition plus grande en peu de temps, avec les milliers de clients qui viennent tous les jours sur la plateforme pour y acheter des micro-services.

Grâce à un profil bien optimisé, vous pouvez facilement gagner du temps sur le développement de votre activité de freelance, en limitant considérablement votre temps de prospection (plus besoin d’envoyer des tonnes d’invitations sur LinkedIn ou de frapper à toutes les portes).

En dehors du temps gagné sur la prospection, notons aussi le temps que vous allez gagner sur la gestion de votre activité :

  • Pas de devis
  • Pas d’impayés (donc pas de recouvrement !)
  • Pas d’avant-vente (ou presque)

4/ Gagner du temps sur sa facturation et comptabilité

Pour tous les cas où vous travaillez en dehors de 5euros.com, nous vous conseillons de vous équiper d’un bon outil de gestion (devis, factures, comptabilité).

Il existe aujourd’hui des outils accessibles financièrement et qui vont vous simplifier la vie.

Peut-être utilisez-vous Excel ou un système de facturation manuel ? Sachez que les outils de facturation en ligne offrent bien plus de fonctionnalités, tout en limitant les erreurs (encore du temps gagné !).

Au minimum, le service des logiciels comprend l’établissement et la transmission des devis et des factures, la sauvegarde de ces documents et la gestion des clients. Selon l’outil choisi, l’offre est complétée par la création de tableaux de bord, la gestion de la TVA, le suivi de trésorerie… en faisant un outil de gestion global de son activité.

Si vous êtes auto-entrepreneur (comme la majorité des freelances), un des meilleurs choix sera sans doute Freebe, qui fait gagner énormément de temps pour quelques euros par mois, notamment grâce au livre de recettes & dépenses et déclaration URSSAF automatiques.

Si votre budget est limité, mais que vous souhaitez quand même gagner du temps en passant sur un logiciel, vous pouvez vous tourner vers un logiciel de facturation gratuit.

5/ Les outils pour stocker ses mots de passe

Avec tous les sites qu’un freelance est amené à utiliser (et notamment avec les outils qu’on vient de vous citer !), le nombre de mots de passe à retenir ne cesse d’augmenter. Sans parler du niveau de sécurité qui laisse à désirer lorsqu’on l’utilise le même mot de passe sur tous ces sites…

Terminons donc ces quelques conseils avec 1password et Dashlane, deux outils très utiles à ne pas sous-estimer pour gagner du temps !

Les deux sont des gestionnaires de mot de passe : ils stockent de manière sécurisée vos mots de passe derrière un mot de passe unique.

Vous pouvez ensuite synchroniser ces mots de passe sur tous vos appareils, et utiliser les fonctionnalités d’auto-remplissage pour gagner du temps sur les sites pour lesquels vous avez déjà enregistré les informations de connexion.

Il existe évidemment d’autres outils qui peuvent vous aider à améliorer votre productivité, mais si déjà vous êtes arrivés au bout de cet article, alors nous vous conseillons pour finir de retourner travailler sur vos missions de freelance !

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