Top 3 des méthodes pour être (enfin) organisé et notre secret pour que ça marche

Quand on travaille chez soi, en tant que freelance, ou le soir après les cours ou le boulot, il n’est pas toujours évident de s’organiser pour être suffisamment efficace sur les tâches à accomplir dans le temps imparti. Pourtant, c’est crucial, et savoir s’organiser sera la clé de votre réussite.

Pour cela, il existe plusieurs méthodes, et nous avons décidé de vous en présenter trois, gratuites, que nous utilisons quotidiennement au sein de l’équipe. Mais avant ça, on doit vous dévoiler…

Le secret de l’organisation, toute méthode confondue

On n’invente rien, c’est la base, mais pourtant, c’est loin d’être une évidence pour tous… Le secret, c’est la gestion des priorités ! Selon votre situation, une tâche ménagère, une obligation familiale ou une grosse commande n’aura pas la même importance.

Exemple : On est dimanche matin, vous avez un repas de famille à midi, une lessive de retard et une commande à livrer ce soir.

La famille c’est sacré, c’est donc votre priorité. En plus, vous n’avez pas souvent l’occasion d’être tous réunis, donc la commande et la lessive, ça attendra ce soir.
Vous voyez vos beaux-parents tous les dimanches midi, vous laissez donc votre moitié et les enfants déjeuner avec eux pour une fois et vous les rejoindrez pour le goûter. Personne ne vous en voudra et au contraire, tout le monde comprendra qu’il faut parfois quelques sacrifices pour arrondir certaines fins de mois.
Vous avez un rendez-vous crucial demain matin, votre chemise a encore des tâches de café suite au dernier. Votre tenue doit être propre et sèche pour pouvoir la repasser ce soir, vous lancez donc la machine en priorité, quitte à rater l’apéritif et l’entrée, et pour la commande, ça sera après le repassage.

Ces exemples vous sembleront peut-être triviaux mais ils font partie du quotidien et dans ces 3 cas, ont été traités dans un ordre totalement différent. Alors maintenant, vous seul saurez déterminer cet ordre de priorité, il n’y a pas d’ordre immuable, cela dépendra à chaque fois de la situation. Mais il faut voir sur le long terme, les bénéfices que vous pourrez tirer des points que vous aurez placés en premier. Sont-ils essentiels à votre bien-être, que ça soit d’un point de vue reconnaissance, affectif ou financier ? Si oui, alors vous avez votre réponse.

Maintenant que la base est posée, place à nos 3 méthodes, simples, efficaces et gratuites !

1 – La to-do list sur papier

Indémodable, toujours fidèle au poste et gratuite (vous pouvez écrire sur ce vous voulez !), la to-do list reste un incontournable. Vous notez ce que vous avez à faire, et quand c’est fait, vous cochez. Une fois l’ordre de priorité défini (cf. le secret ci-dessus), vous pouvez par exemple choisir un code couleur qui correspondra à cet ordre, où vous privilégierez une couleur flashy pour que les tâches urgentes ressortent bien. Pour celles “au même niveau”, notre conseil : commencez parce que vous aimez le moins, car vous serez motivé à l’idée d’arriver à celle que vous avez envie de faire. L’inverse marche, mais franchement, beaucoup moins bien. À coup sûr, la tâche corvée finira bâclée et personne ne veut ça.

L’avantage indéniable de la to-do sur papier, c’est notamment le fait que de mettre sur papier ce que l’on doit faire nous permet de mieux visualiser et “imprimer” ce qui est à faire. Dans notre cerveau, c’est lié à une action concrète, c’est palpable, et ça sollicite donc mieux notre mémoire. Ça, et le fait que de cocher avec son stylo préféré chaque tâche accomplie, c’est tout simplement jouissif.

2 – Trello

Cet outil est disponible partout : sur ordinateur, mobile, Windows Phone, sous Android et bien sûr iOS… toutes les plateformes sont là : https://trello.com/platforms.

Sur Trello, le principe est de s’organiser par colonne au sein desquelles on ajoute des cartes, un peu comme des post-its. Sur ces cartes on assigne les personnes concernées par la tâche, éventuellement une échéance une étiquette (ce qui correspond à un code couleur que vous définissez vous-même), mais aussi une liste d’étapes ou bien des commentaires… Vous pouvez même lier les cartes entres elles.
Et après, chacun suit sa méthode ! Au sein de l’équipe, on en utilise d’ailleurs plusieurs. Un des tableaux (ensemble des colonnes) fonctionne avec un suivi mensuel : chaque colonne correspond à un mois. Un autre de nos tableaux est organisé selon l’état d’avancement des tâches avec des colonnes “à faire”, “en cours”, “faits” ou encore “idées”. Sur ce tableau, on opte plutôt pour un système d’étiquette où un code couleur est attribué selon différents degrés d’urgence et selon le domaine d’activité.

3 – La panoplie Google

Entre la gestion de la boîte e-mails, du multi-compte, le calendrier et ses alertes, Drive, et le fait que c’est compatible avec tout, ce géant du Web a su se rendre indispensable sur tous les fronts : https://www.google.com/drive/

Les avantages qu’ont les calendriers en ligne, c’est qu’ils vous suivent partout, et qu’ils vous envoient des notifications. En un clin d’œil vous aurez une vue d’ensemble de votre travail, mais aussi de vos empêchements. Un week-end en montagne dans une semaine ? Vous aurez le temps d’anticiper et de finir rapidement vos projets en cours.
On vous l’a déjà dit, le secret de la réussite, c’est la priorisation des tâches : appliquez ce principe avec vos e-mails que vous pouvez trier par importance. Ça n’a l’air de rien, mais une boîte e-mail triée est déjà un grand pas vers une organisation parfaite ! Une grande majorité de la perte d’information est due à une boite de réception trop fouillie.
Et enfin, dernier conseil : utilisez Google Drive. Très pratique pour communiquer avec votre équipe ou clients, ces documents partagés vous permettent de collaborer sur un même projet, sans se renvoyer le fichier, avec le risque d’envoyer le mauvais, ou de se remettre à travailler sur un mauvais document. Sur Drive, vous pouvez ajouter des annotations, pour vous-même ou bien pour vous rappeler d’une remarque. Et surtout, point crucial, l’enregistrement automatique vous protège d’une éventuelle catastrophe !

Pour conclure, nous dirons simplement que, dans tous les domaines d’activités, une bonne organisation est indispensable. Organisez-vous car, même si cela vous paraît chronophage au départ, cela vous fera gagner un temps précieux !

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